Ситуація на початку та її особливості
Компанія тривалий час працювала з Управління Торговим Підприємством, але розвиток бізнесу зумовив необхідність розглянути більш сучасну та функціональну систему.
Компанія "ЕМ Компані" почала впровадження BAS ERP з іншим підрядником і через півтора роки вирішила змінити його. Це був вимушений захід через проблеми у комунікації, які почали спостерігатися на фінальному етапі – дедлайни порушувались, а намічені завдання переносилися. Це призвело до того, що процес впровадження BAS ERP затягнувся за часом і весь фінальний етап був присвячений доопрацюванню одного і того самого функціонала.
Перше з чим ми зіткнулися – це наслідки некоректного перенесення залишків із старої програми у BAS ERP. Ми виявили, що попередній підрядник переносив залишки за основними засобами, але через некоректно виконану роботу, клієнт їх просто не бачив. Слід зазначити, що документи не були проведені і, як наслідок, не було руху по регістрам.
Дані не потрапляли у звітність, а також були помилки в датах облікової політики та датах перенесення. До того ж ж залишки у поточній базі не сходилися з залишками у попередній.
Також було допущено грубу помилку - некоректні налаштування головної організації, у якої автоматично було налаштовано некоректне податкове призначення, що звичайно робило некоректні рухи по регістрам.
Ще один важливий фактор, на який ми звернули увагу - через регулярні помилки, які не виправлялися, клієнту доводилося закривати місяць примусово.
Ці та інші помилки переслідували співробітників компанії клієнта протягом усього процесу інтеграції BAS, що спонукало звернутися за допомогою до фахівців JANUARY UA.
Завдання
1. Коректно перенести залишки з попередньої бази до BAS ERP.
2. Усунути помилки під час закриття місяця.
Що було зроблено?
Розв'язання першого завдання тісно пов'язане з другим. У перші дні співпраці до нас звернувся фінансовий директор “ЕМ Компані” із проханням примусово закрити місяць у програмі. Таким чином, вони раніше працювали з попереднім підрядником, оскільки помилки почалися з самого початку впровадження і не виправлялися протягом півтора року. Фактично кожен місяць закривався без урахування залишків попередніх місяців.
Бізнес-аналітики JANUARY UA бачили єдине правильне рішення - виправити всі помилки з першого місяця і до поточної дати.
За підсумками, за 2 місяці нашої роботи було виправлено помилок за минулі 15 місяців діяльності компанії клієнта.
Основна проблема була в нюансах важливих для початку роботи в новій системі – починаючи з неправильно перенесених залишків та закінчуючи помилками налаштувань облікової політики, внаслідок чого тягнувся довгий шлейф із помилок, які плодили нові.
Весь масив даних був дбайливо виправлений, що призвело до автоматичного закриття наступного місяця.
Також було помічено, що користувачі клієнта припускаються помилок при роботі в програмі BAS ERP, які ми змогли виправити, завдяки низці консультацій у наших фахівців, таким чином заповнивши прогалини після навчання користувачів минулим підрядником.
Результат
У короткий термін було досягнуто всі поставлені цілі клієнта. Як результат роботи – коректна робота всього функціоналу BAS ERP у кожному підрозділі готельного бізнесу клієнта.
Надалі користувачі клієнта також зверталися до нас з деяких питань по роботі в системі, але критичних помилок більше не виникало. Ми співпрацюємо з “ЕМ Компані” вже протягом двох з половиною років, надаючи якісний супровід та підтримку BAS ERP.