Поряд з існуючим у “BAS ERP” блоком оцінки фінансового результату для побудови моделі з різними варіантами аналітик користувача та їх більш гнучкого налаштування, використовується блок бюджетування.
Підсистема бюджетування традиційно включає блок налаштувань та звітів, розділ управління бюджетним процесом, НДІ бюджетування та блок бюджети, де зберігаються бюджетні звіти, екземпляри бюджетів та значення нефінансових показників. Особливість підсистеми полягає в тому, що можливості її використання обмежені тим, як організовано облік фактичних даних у системі.
Замовником автоматизації бюджетної моделі зазвичай виступає фінансова служба, при цьому важливо, щоб структура бюджетної моделі була сформована. Якщо, наприклад, така структура сформована і реалізована в Excel, то можна налаштувати її і в середовищі “BAS ERP” з тією різницею, що, налаштувавши один раз витягування фактичних даних, не буде потреби щоразу ініціювати процес отримання інформації від інших служб підприємства.
Крім налаштування отримання інформації з будь-якого контуру системи “Бюджетування” має прямий зв'язок з підсистемами “Планування” та “Казначейство”. Також для підсистеми бюджетування є сервіс завантаження моделі, що полегшує працю розробки структури бюджетів.
На відміну від визначених форм і структур контурів “Фінансовий результат та контролінг”, “МСФЗ”, які інтерпретують дані оперативного контуру за встановленими в системі правилами, “Бюджетування” може генерувати ці правила відповідно до потреб користувача, використовуючи вбудований конструктор та можливості налагодження взаємозв'язків з об'єктами підсистеми.
У статті розглянемо базовий механізм налаштування витяжки фактичних даних для простого операційного бюджету на умовному прикладі. Для демонстрації прикладу внесемо в систему дані про організацію, її підрозділи (ЦФО), напрями діяльності, види номенклатури, партнерські умови, контрагенти та заповнимо фактичну інформацію щодо операцій купівлі-продажу з початку 2018 року.
З метою планування створимо сценарій План. Сценарій визначає валюту, в якій буде організовано процес планування, для сценарію є можливість задати прогнозні курси.
Ключові довідники під час роботи в підсистемі: довідники статей, показників та видів бюджетів. Для поєднання видів бюджетів (звітів) використовується модель. Одиницею планування є стаття бюджетів. Статті не залежать від моделі. Створимо наступний список статей для формування бюджетних звітів про валовий прибуток:
Значення аналітики вкажемо “Вигляд номенклатури” для можливості планувати у межах даної характеристики. Для статей передбачено 6 рівнів аналітики, слід пам'ятати, що це не тільки розріз подання інформації, але й певне обмеження при отриманні фактичних даних. В ERP передбачено можливість налаштування типу аналітики на основі зумовлених даних та реалізовано можливість створювати нові аналітики з використанням додаткових реквізитів та відомостей.
Також можливість задати наскрізні аналітики передбачена у моделі бюджетування – це “Організації” та “Підрозділи”. У термінології ERP це насправді визначає ЦФО. Якщо включена наскрізна аналітика, то абсолютно всі плани заповнюються в розрізі цієї аналітики.
Зробимо налаштування моделі бюджетування:
Для цієї моделі створимо вид бюджету “Бюджет ВП. ЦФО 1”, який використовуватиметься для введення планових даних щодо валового прибутку за ЦФО1:
Використовуючи конструктор бюджетних форм та інструмент “проста таблиця” з даними у рядках виберемо для колонок: період – Місяць, аналітика – Вид номенклатури (вибрані значення). Для рядків використовуємо створені раніше статті витрат, показник “валовий прибуток” розрахуємо, використовуючи Похідний показник. Використовуючи даний вид бюджету, заповнимо екземпляр бюджету:
При заповненні для однакових значень можна використовувати команду «Скопіювати у всі періоди». При проведенні документа «Примірник бюджету» дані, внесені до документа, реєструються в регістрі накопичення «Оберти бюджетів» і можуть бути використані при побудові складніших бюджетних форм.
Прикладом використання може бути створення зведеної форми бюджету щодо різних ЦФО. Створимо та заповнимо планові значення для аналогічного бюджету для ЦФО 2. Для аналізу інформації щодо ЦФО1 та ЦФО2 створимо бюджетний звіт з наступною структурою:
Для цього звіту важливо використовувати саме наскрізну аналітику моделі «Підрозділ», яка стає доступною внаслідок відключення функції «Використовувати для введення плану». Інструменти група/формула по групі дозволяють формувати підсумки за видами номенклатури в рамках кожного ЦФО та сумарні показники по всіх ЦФО:
Для налаштування звіту, який дозволяє зіставляти фактичні та планові дані структура виглядає так:
Тут використовується наскрізна аналітика – «Сценарій», яка дозволяє за зумовленим сценарієм «Фактичні дані» збирати дані з оперативного контуру:
Для реєстрації відхилень використовується тип формули групи «Виконання %», статті бюджетів аналізуються у межах видів номенклатури.
Даний, простий приклад демонструє можливості з налаштування різних бюджетних форм та бюджетних звітів. Демонстрацію інших можливостей підсистеми бюджетування дивіться у інших статтях.